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Asi funcionan las comunicaciones automaticas de cobranza de mi condominio

En primer lugar queremos hablarle de la Notificación de Aviso de Pago, se genera para notificar al condómino sobre el Aviso de Cobro generado para el mes en curso, de acuerdo a las Cuentas por Cobrar creadas por el Administrador dentro del mes, de igual manera, si el condómino se encuentra en morosidad, el aviso de pago reflejará cuentas vencidas.

Puede acceder desde el módulo de Configuraciones, opción Parámetros para configurar la función.

AVISO DE COBRO

El Aviso de Cobro se envía por defecto una (1) vez al mes.  La notificación se envía por correo electrónico y SMS.  (Todas las notificaciones de la plataforma vía SMS solo se generan si cuentas con cupo disponible de mensajes de texto en tu licencia)

Le mostramos a continuación la pantalla de configuración:

  1. Día del mes en que el sistema envía de manera automática los Avisos de Pago.
  2. La agrupación de avisos permite configurar como serán entregados, si tienes condóminos con más de una unidad y configuras la agrupación “por contacto”, en un solo aviso se reflejarán todas las unidades del mismo contacto, si optas por la opción “por unidad habitacional”, se generará un aviso individual para cada unidad.
  3. Corresponde al campo donde puede insertar el texto que acompañará el Aviso de Pago.

Recuerde que las cuentas del mes deben estar generadas antes de la fecha configurada para el envío, de lo contrario, los avisos de pago no serán recibidos por los condóminos, el administrador deberá enviar un correo a [email protected] para hacer la solicitud.

NOTIFICACION DE CUENTAS VENCIDAS

En segundo lugar, hablaremos de la Notificación de Valores Vencidos, esta notificación es exclusivamente para personas que se encuentren en condición de morosidad. Se envían de forma automática tomando en cuenta el rango de días configurado por el Administrador. La notificación se envía por correo electrónico y SMS.

La configuración de esta función se encuentra en el módulo de Configuraciones, opción Parámetros, se visualiza de la siguiente manera:

NOTIFICACION DE PAGO REGISTRADO

Y por último, estaríamos hablando de la Notificación para pago registrado,  cuando el Administrador registra un pago, se genera automáticamente esta notificación vía correo electrónico y SMS (Es entregado el SMS solo si cuenta con cupo disponible en la licencia), se le agradece al condómino su pago y se le confirma que fue registrado. Se envía automáticamente en un máximo de diez (10) minutos luego de hacer el registro del ingreso en el sistema. Viene acompañado del Comprobante de Pago, como archivo adjunto solo en el correo electrónico.  

Por el momento, esto queríamos hacerle saber.

Recuerda que cualquier duda adicional estamos para atenderle, encuéntranos desde el chat de soporte ubicado dentro de la plataforma.




¿Cómo realizo el cambio de contraseña de mi usuario?

La contraseña de acceso es de carácter privado para evitar que terceros puedan acceder a su información. Para cambiarla y mantenerla actualizada, debe seguir los siguientes pasos:

  • Primero, en su cuenta, debe dar clic en el avatar con su nombre, que se encuentra en la parte superior derecha de su pantalla.
  • Debe dar clic en la pestaña Cambiar Contraseña.
  • En la ventana que se despliega, ingresa la nueva contraseña en dos (2) oportunidades para confirmar. Luego, debe dar clic en el botón Actualizar.



¿Cómo modifico los valores de Expensa, si han sido actualizados?

Es común que cada periodo de tiempo, cambien los valores de alícuota por diversos factores. Es posible hacer una actualización masiva de los valores de alícuota correspondientes a su condominio. Para ello debe seguir los siguientes pasos:

  • Primero, debe dar clic en la pestaña Configuración en Plantillas. Selecciona la plantilla que cita Actualizar valores de expensas / seguros.
  • Al descargar el documento, complete la información en la columna que cita Nueva Cuota Ordinaria, la última ubicada en el archivo de Excel.



¿Dónde verifico la configuración actual del condominio?

El envío de comunicaciones automáticas de cada condominio viene parametrizado con unos intervalos por defecto, sin embargo, cada administración es libre de ajustar estos parámetros de acuerdo a sus necesidades. Para acceder a estas funciones debe seguir los siguientes pasos:

  • Primero, debe dar clic en la pestaña Configuración en Parámetros.
  • En la siguiente página podrá consultar y ajustar el envío automático de avisos de pago, la generación de avisos de pago, el aviso automático de cuentas vencidas, texto informativo de aviso de pago y cuentas vencidas y la firma personalizada.
  • Al finalizar con las modificaciones, debe dar clic en el botón Actualizar.



¿Cómo aplico un descuento al registrar un ingreso?

Cuando es necesario, puede aplicar un descuento a un ingreso que estemos registrando en el sistema, para ello, debe seguir los siguientes pasos:

  • Primero, debe dar clic en Financiero en Ingresos.
  • Ubica la cuenta que desea registrar y aplicar el descuento.
  • Luego, debe dar clic en el botón Cobrar.
  • Después debe dar clic en la opción Ignorar por el momento
  • En la siguiente página, podrá ver una casilla que cita Aplicar Descuento. Continuamos con el completado del resto de la información y debe dar clic en el botón Realizar Cobro.



¿Cómo configuro un descuento?

Es común que se manejen reglas de descuento por pronto pago, por ejemplo. Para poder definir estos cánones dentro del sistema debe seguir los siguientes pasos:

  • Primero, debe dar clic en la pestaña Configuración en Descuentos. Luego, debe dar clic en el botón + Nuevo Descuento.
  • En la ventana que se despliega, completa la información solicitada. En la casilla que cita “¿Esta activo?”, debe colocar la opción .
  • Finalmente, al completar la información, debe dar clic en el botón Guardar.