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Asi funcionan las comunicaciones automaticas de cobranza de mi condominio

En primer lugar queremos hablarte de la Notificación de Aviso de Pago, se genera para notificar al condómino sobre el Aviso de Cobro generado para el mes en curso, de acuerdo a las Cuentas por Cobrar creadas por el Administrador dentro del mes, de igual manera, si el condómino se encuentra en morosidad, el aviso de pago reflejará cuentas vencidas.

Puedes acceder desde el módulo de Configuraciones, opción Parámetros para configurar la función.

AVISO DE COBRO

El Aviso de Cobro se envía por defecto una (1) vez al mes.  La notificación se envía por correo electrónico y SMS.  (Todas las notificaciones de la plataforma vía SMS solo se generan si cuentas con cupo disponible de mensajes de texto en tu licencia)

Te mostramos a continuación la pantalla de configuración:

  1. Día del mes en que el sistema envía de manera automática los Avisos de Pago.
  2. La agrupación de avisos permite configurar como serán entregados, si tienes condóminos con más de una unidad y configuras la agrupación “por contacto”, en un solo aviso se reflejarán todas las unidades del mismo contacto, si optas por la opción “por unidad habitacional”, se generará un aviso individual para cada unidad.
  3. Corresponde al campo donde puedes insertar el texto que acompañará el Aviso de Pago.

Recuerda que las cuentas del mes deben estar generadas antes de la fecha configurada para el envío, de lo contrario, los avisos de pago no serán recibidos por los condóminos, el administrador deberá enviar un correo a soporte@habitanto.com para hacer la solicitud.

NOTIFICACION DE CUENTAS VENCIDAS

En segundo lugar, hablaremos de la Notificación de Valores Vencidos, esta notificación es exclusivamente para personas que se encuentren en condición de morosidad. Se envían de forma automática tomando en cuenta el rango de días configurado por el Administrador. La notificación se envía por correo electrónico y SMS.

La configuración de esta función se encuentra en el módulo de Configuraciones, opción Parámetros, se visualiza de la siguiente manera:

NOTIFICACION DE PAGO REGISTRADO

Y por último, estaríamos hablando de la Notificación para pago registrado,  cuando el Administrador registra un pago, se genera automáticamente esta notificación vía correo electrónico y SMS (Es entregado el SMS solo si cuenta con cupo disponible en la licencia), se le agradece al condómino su pago y se le confirma que fue registrado. Se envía automáticamente en un máximo de diez (10) minutos luego de hacer el registro del ingreso en el sistema. Viene acompañado del Comprobante de Pago, como archivo adjunto solo en el correo electrónico.  

Por el momento, esto queríamos hacerte saber.

Recuerda que cualquier duda adicional estamos para atenderte, encuéntranos desde el chat de soporte ubicado dentro de la plataforma.




¿Cómo realizo el cambio de contraseña de mi usuario?

La
contraseña de acceso es de carácter privado para evitar que terceros puedan
acceder a su información. Para cambiarla y mantenerla actualizada, debemos
seguir los siguientes pasos:

  1. Dentro de cualquier página dentro de su cuenta, hacemos click en el avatar con su nombre, que se encuentra en la parte superior derecha de su pantalla.
  2. Hacemos click en la pestaña Cambiar Contraseña.
  3. En la ventana que se despliega, ingresamos la nueva contraseña en dos (2) oportunidades para confirmar. Hacemos click en el botón Actualizar.



¿Cómo envío un mensaje de texto personalizado?

Del mismo modo en que se pueden enviar comunicaciones vía correo
electrónico, se les puede enviar a través de mensaje de texto a los celulares
de sus contactos. Para poder realizar esta operación, se debe proceder de la
siguiente manera:

  1. Hacemos click en la pestaña Aprobar SMS. Hacemos click en el botón + Agregar Mensaje.
  2. En la ventana que se despliega, colocamos la redacción del mensaje de texto deseado. Hacemos click en el botón Guardar.
  3. Envíe un correo a soporte@apiscondominios.com indicando su solicitud de aprobación del mensaje de texto para realizar la gestión.
  4. Cuando reciba confirmación de aprobación del mensaje de texto, puedo enviarlo desde el módulo de Comunicaciones, en la pestaña de Redactar Comunicación haciendo click en la opción SMS.



¿Cómo modifico los valores de Expensa, si han sido actualizados?

Es común que cada periodo de tiempo, cambien los valores de alícuota por
diversos factores. Es posible hacer una actualización masiva de los valores de
alícuota correspondientes a su condominio. Para ello debemos seguir los
siguientes pasos:

  1. Hacemos click en la pestaña de Plantillas. Seleccionamos la plantilla que cita Actualizar valores de expensas / seguros.
  2. Al descargar el documento, completamos la información en la columna que cita Nueva Cuota Ordinaria, la última ubicada en el archivo de Excel.



¿Dónde verifico la configuración actual del condominio?

El envío de comunicaciones automáticas de cada
condominio viene parametrizado con unos intervalos por defecto, sin embargo,
cada administración es libre de ajustar estos parámetros de acuerdo a sus
necesidades. Para acceder a estas funciones debemos seguir los siguientes
pasos:

  1. Hacemos click en la pestaña de Parámetros.
  2. En la siguiente página podremos consultar y ajustar el envío
    automático de avisos de pago
    , la generación de avisos de pago, el aviso
    automático de cuentas vencidas
    , texto informativo de aviso de pago y cuentas
    vencidas
    y la firma personalizada.
  3. Al finalizar con las modificaciones, hacemos click en el
    botón Actualizar.



¿Cómo aplico un descuento al registrar un ingreso?

Cuando es necesario, podemos aplicar un descuento a un ingreso que estemos
registrando en el sistema, para ello, debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Hacemos click en el módulo Financiero, en la pestaña de Ingresos. Ubicamos la cuenta que deseamos registrar y aplicar el descuento.
  2. Hacemos click en el botón Cobrar.
  3. En la siguiente página, se podrá ver una casilla que cita Aplicar Descuento. Continuamos con el completado del resto de la información y hacemos click en el botón Realizar Cobro.



¿Cómo configuro un descuento?

Es común que se manejen reglas de descuento por pronto pago, por ejemplo.
Para poder definir estos cánones dentro del sistema debemos seguir los
siguientes pasos:

  1. Hacemos click en la pestaña de Descuentos. Hacemos click en el botón + Nuevo Descuento.
  2. En la ventana que se despliega, completamos la información solicitada. En la casilla que cita “¿Esta activo?”, se debe colocar la opción .
  3. Al completar la información, hacemos click el botón Guardar.