Esta función permite crear tareas de diferentes aspectos a llevar a cabo por parte del equipo de la Administración y las personas registradas en la función de Directiva.

Para crear una tarea, sigamos los siguientes pasos:

• En la siguiente pantalla, se deben completar los datos solicitados. Se puede colocar una alerta como recordatorio para la persona responsable.

• La tarea también puede ser recurrente, para ello se debe completar dentro de la misma página, la siguiente información:

Frecuencia: se debe colocar en dígitos, si son días o meses.

Unidad de Tiempo: se debe colocar si la casilla de Frecuencia son días o meses.

Repetir tarea Hasta: Se debe colocar la fecha hasta donde será replicada esta tarea.

• Para gestionar la tarea, tiene las siguientes funciones: Ver, Completar, o Re Abrir, Agregar Comentario y Borrar.

• Para agregar comentarios, debe hacer click en el botón indicado, y completar el formulario. También puede incluir un archivo adjunto.

• Para completar o re abrir una tarea, debe hacer click en los botones indicados, esto cambiara automáticamente el estado de la tarea.

Adicional a esto, también puede ver de manera individual los comentarios y el calendario de las tareas.

En esta nueva actualización tenemos una estructura del archivo virtual más amigable para el usuario respecto a la forma natural en que se muestra un sistema de archivos en los diferentes sistemas operativos como lo son en windows, mac, etc.

Además de lo anterior, se muestra el funcionamiento de HABITANTO ACCESS; Una nueva app de Habitanto especializada en las necesidades de Guardianía de cada condominio.

En el siguiente video se podrá encontrar toda la información al respecto:

Para usar esta función de manera correcta, se debe editar el Área Comunal y seguir las siguientes indicaciones:

1. Se debe dar clic en Opciones Avanzadas
2. Colocar en la casilla “Reservas simultáneas aceptadas” la cantidad de reservas que se pueden llevar a cabo al mismo tiempo y de manera compartida entre los copropietarios.
3. Hacer click en el botón “Guardar” para conservar los cambios.

Ahora puede colocar una dirección distinta a la del condominio para cada contacto, con ello, esta nueva dirección saldrá predeterminada en el Comprobante de Ingreso.

Debe dirigirse a la sección de editar Contactos, en la opción de Unidades Habitacionales, Ver/Editar, en la pestaña contactos, editar en el contacto que desee y completar los siguientes campos.

Con esto, cada vez que se registre un nuevo ingreso, la dirección del contacto se mostrara como predeterminada.

En primer lugar debe insertar el valor de metro cubico de agua o kilogramo de gas. Esto se realiza en el módulo de Configuración, opción Servicios Básicos.

Debe dar clic en el botón Nuevo Servicio, y coloca el tipo y valor unitario.

Luego, debe insertar los valores de lecturas actuales de cada inmueble, esto se realiza en el módulo Administrativo, en la opción Lectura de Servicios.

Debe indicar el tipo de servicio, fecha de lectura y que inmuebles están involucrados.

Luego digita la lectura actual de cada inmueble de acuerdo al listado, y al finalizar debe dar clic en el botón Calcular Consumo, y luego en el botón Guardar.

Si lo ha realizado correctamente, el sistema le confirmara con un mensaje de éxito de color verde en la parte superior derecha.

Para la generación de cuentas por cobrar a partir de este consumo, debe seguir con lo siguiente:

Debe ir al módulo Financiero, a la opción Cuentas por Cobrar, y usar el botón Consumo de Servicios.

Debe completar la información de que servicio se cobra, rubro, unidades, fecha de emisión, fecha de vencimiento y detalle. Y luego debe dar clic en el botón Copiar y Revisar. Recuerde que los recuadros con asterisco * son obligatorio llenarlos.

Verifique la información y si esta conforme, debe dar clic en Generar Cuentas.

PERFIL DE GUARDIA

Se ha implementado la posibilidad de que los usuarios con permisos de GUARDIA puedan apreciar la gestión de las ÁREAS COMUNES, esto facilita el acceso de los guardias a la información de reservas y poder asistir a los copropietarios o condóminos.

El Guardia podrá ver en forma de listado las reservas realizadas y su estado actual.

También podrá ver en forma de calendario las reservas y las Áreas Comunes disponibles.

Listado de reservas.

Calendario

Áreas comunales

El módulo de Guardianía incluido en la plataforma Habitanto, ofrece una excelente alternativa para complementar la gestión de Guarida/Recepcionista en sus condominios. Ya que les permite gestionar novedades, registro de visitas, posibilidad de enlace de cámaras de video seguridad y el registro de sus respectivas jornadas.

Para implementar esta característica en su condominio sin costo alguno, debe considerar los siguientes aspectos

Teniendo esto en cuenta, el manejo y uso de las funciones del módulo de Guardianía se puede detallar de la siguiente manera:

1. Resumen (Página de inicio).

Aquí se pueden apreciar indicadores generales relacionados al módulo de guardianía, con un detalle grafico indicando categorías en los reporte de daños y registro de visitas.

2. Bitácora (Registro de novedades).

a. En esta página se pueden registrar las novedades percibidas en la jornada laboral del Guardia o Recepcionista. Se debe hacer clic en el botón “+ Registrar Novedad”, se completa la información del formulario y luego se hace clic en el botón “Guardar”.

3. Registro de Visitas (Ingreso y salida de visitas al condominio).

a. En esta página se pueden registrar las personas o empresas que necesitan ingresar al condominio para visitar a copropietarios u oficinas o locales específicos. Se debe hacer clic en el botón “+Registrar Visita” y completar la información en el siguiente formulario y luego hacer clic en el botón “Guardar”.

4. Gestionar Jornadas y Guardias/Supervisores.

En esta página se aprecia la plantilla o rotación actual de su personal activo e inactivo.

En HABITANTO evolucionamos y buscamos incluir mayores beneficios para ti. Queremos presentarte nuestras nuevas actualizaciones disponibles a partir de ahora: 

1. Modulo Inicio:

Publicar / Revisar Avisos

Se agrega una nueva funcionalidad y visualización para la aprobación de Avisos y publicación de Avisos desde el perfil del Administrador. Solo completando la información requerida.

Los Avisos publicados se podrán ver en el inicio de la aplicación móvil Habitanto de cada copropietario.

2. Perfil Condómino

Modulo Inicio

Publicar / Revisar Avisos

Del mismo modo, los copropietarios, arrendatarios y contactos podrán solicitar la publicación de un Aviso desde la web, anteriormente solo podían hacerlo desde la aplicación móvil Habitanto. Solo completando la información requerida.

3. Módulo de Comunicaciones

Reporte de Envíos

Hemos mejorado la visualización y agregado nuevas características, ahora será mucho más sencillo identificar los correos que han rebotado y actualizar la información de contactos necesaria.

Contamos con una barra de búsqueda para identificar de manera más ágil.

Contamos con un botón para acceder a la información de contacto de manera ágil y así actualizar su dirección de correo electrónico.

Por ultimo, tenemos las gráficas que muestran visualmente las tendencias de comunicaciones entregadas, rebotes y quejas de los correos electrónicos de sus contactos.

Habitanto, innovándose por garantizar el acceso eficaz a los condóminos, otorga la posibilidad de permitir a un condómino solicitar su acceso al sistema tanto en la web como la app móvil. Para ello se ha creado la funcionalidad de  Solicitud de Creación de Cuenta.

El condómino podrá, tanto desde la web como la app móvil,  generar una solicitud de creación de su cuenta hacia la administración. Una vez creada la solicitud llegará un mensaje via WhatsApp a los administradores con un mensaje como el siguiente:

El mensaje informa que existe una tarea pendiente la cual deberá ser revisada y ejecutada en caso que, efectivamente, el condómino pertenezca al condominio.

La tarea la va a encontrar visitando el gestor de tareas que se encuentra dentro del módulo Administrativo y se verá de la siguiente manera:

Una vez identificadas las tareas de creacion de usuarios se da clic en el boton de Ver de color celeste y se observará lo siguiente:

En el campo de DESCRIPCION se encontrarán los datos que el condómino ha dejado para la creacion de su contacto.

Es responsabilidad de la administración validar los datos y ejecutar la tarea.
De ser correcta se debe proceder a Crear un Nuevo Contacto y esto lo realiza desde el módulo Administrativo dando clic en la opción de Unidades Habitacionales.

dentro de la unidad solicitada se da clic en el botón de CONTACTOS

Se procede a crear el contacto dando clic en el botón azul de Nuevo Contacto

Y con ello ya puede crear el contacto con los datos encontrados en la tarea

Luego de crear el contacto ya puede dar por finalizada la tarea Marcándola como Completada desde el Gestor de Tareas con el botón verde

De ser incorrecta la información se deberá culminar la tarea con el botón verde como lo vimos previamente y, si se desea, puede dejar un comentario de la misma dando clic en el boton azul.

Con ello la tarea habrá sido completada exitosamente.

En HABITANTO evolucionamos y buscamos incluir mayores beneficios para ti. Queremos presentarte nuestras nuevas actualizaciones disponibles a partir de ahora: 

1. Modulo Administrativo:

Se incluye una nueva pantalla para apreciar el calendario de las reservas de las Áreas Comunales. Seleccionando el Área Común de nuestro condominio, podrá visualizar el calendario de reservas realizadas.

Se incluyen nuevos parámetros de opciones avanzadas para la configuración de Áreas Comunales:

Ahora se incluye un reporte en PDF de las reservas diarias, para los casos donde se debe facilitar esta información a personal de seguridad y limpieza del condominio.

Del mismo modo, los iconos para las acciones en las página de gestión de Reservas de Áreas Comunes, se han renovado:

El icono check de color verde es para aprobar la reserva.

El icono check de color azul es para completar la reserva, una vez entregada y sin novedades el área comunal.

2. Modulo Financiero:

Se incluyen nuevos filtros para el Historial de Cruces Realizados: