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¿Qué hacer con la morosidad en los condominios y edificios?

Los gastos comunales son una parte vital de la vida en condominios y edificios, ya que permiten el buen mantenimiento y la administración de los espacios comunes de estos lugares. Sin embargo, muchos propietarios y administradores deben enfrentarse a un problema común al respecto: la morosidad de pago.

Ya sea porque los propietarios se han ausentado por mucho tiempo, porque sienten que el pago no es justo para el poco uso que dan a los espacios comunes, o simplemente porque no tienen tiempo, dinero o intención, de pagarlos. No importa la razón, la ley es clara al respecto: todos deben cancelar los gastos comunes que les corresponden.

Según estadisticas de APISCONDOMINIOS “el porcentaje de copropietarios que debe dos meses y va pagando de a uno es de30% o 40%”.

¿Qué pasa si no se pagan los gastos comunes?

En caso de morosidad, lo primero que debe hacer la administración es utilizar los medios de contacto tradicionales, como por ejemplo el correo electrónico, avisos impresos en su casilla, cartas o incluso mensajes a través de un software como APISCONDOMINIOS.

Paralelamente, la administración puede establecer multas. De esta manera, se puede aplicar un interés adicional al monto por atraso, que no puede superar un porcentaje mensual, que corresponde al máximo convencional para estos casos, establecido por la Ley de Propiedad Horizontal y su debido reglamento

En caso de que esto continúe en el tiempo, la medida más tradicional ante el no pago de tres o más cuotas continuas o discontinuas es la suspensión del servicios del departamento moroso o servicios de seguridad con la previa autorización del Directorio del condominio o edificio.

Además, en caso de que el pago no se efectúe, la administración también puede realizar un cobro judicial. La notificación de requerimiento de pago al deudor, conjuntamente con la orden de embargo, debe ser notificada personalmente o por cédula, dejada en el domicilio registrado en la administración del condominio.

Este proceso debe seguir las siguientes normas:

  1. Ser ante un Tribunal competente, es decir el juez de letras respectivo.
  2. Que se aplique el procedimiento que corresponde y posteriores del código de procedimiento civil, dentro del cual se establece el embargo.
  3. Tener un título ejecutivo. Los avisos de gastos comunes tendrán mérito ejecutivo para el cobro de los mismos, es decir se pueden embargar los bienes

Los casos de morosos que llegan a cobranza judicial son bastante comunes y para solucionarlos es necesario el apoyo de expertos en el área legal. Para esto, los clientes de APISCONDOMINIOS cuentan con sercicios legales colaborativos, que podemos referir.

Las consecuencias para los “otros vecinos”

En el caso de que los propietarios no paguen sus gastos comunes, una consecuencia clara es que el condominio no tenga liquidez. Esto significa, por ejemplo, que no se podrán hacer mantenciones, ni reparaciones en las instalaciones de una comunidad como en las bombas de agua, los ascensores, las piscinas, el jardín, entre otras.

Evita estos problemas

Una buena forma para tener una menor tasa de morosidad es contar con un adecuado sistema de administración. Una buena alternativa es nuestra aplicación APISCONDOMINIOS, que te permitirá manejar con transparencia los gastos comunes , y así tener una cuenta clara, ordenada y digitalizada.

Paralelamente, gracias a nuestra alianza con firmas de cobranza profesional también podrás asesorarte legalmente ante cualquier problema en tu condominios, y así poder evitar la morosidad de gastos comunes antes que sea un problema para tu administración..




Recomendaciones para administrar un edificio o condominio

Existen muchas dudas sobre la administración de edificios y condominios, ya que el funciomaniento diario de este depende en su gran mayoria por la gestión del Adminitrador, rol que no necesariamente se entiende o no se conoce del todo.

Dentro de las funciones del administrador hay tareas clásicas como:

  1. Cuidar los bienes de dominio común
  2. Cumplimiento de los procesos de mantenimiento y conservación del condominio.
  3. Velar por el cumplimiento de leyes de la copropiedad
  4. Citar a reuniones de asamblea
  5. Confeccionar presupuestos estimativos de gastos comunes
  6. Encargarse del cobro y recaudación de éstos.

No obstante, existen otras funciones más complejas como:

  1. Representar en juicio, activa y pasivamente, a los copropietarios
  2. Efectuar el corte del suministro eléctrico o de servicios a morosos
  3. Pedir a un tribunal competente que se apliquen sanciones a quienes incumplan el reglamento de propiedad horizontal.

En este cargo puede ser nombrada una persona natural o jurídica, quien será la encargada de administrar con las facultades que disponga el reglamento de copropiedad.

Esta persona debe ser nombrada en la asamblea de copropietarios, y debe constar en su acta y reducirse a escritura pública por la persona autorizada para tal efecto o por cualquier miembro del comité de administración. Además, hay que guardar una copia autorizada en los archivos que maneje la administración de propiedades del edificio.

Con respecto a su duración, este rol se mantendrá cuanto determine la asamblea de copropietarios, o hasta que acabe el tiempo que ellos han designado para tal función.

Si bien hasta el momento no existen licenciaturas, títulos profesionales ni grados académicos asociados al ejercicio de esta actividad, existen algunas opciones para que los administradores puedan prepararse para este rol.

Una alternativa es el “CURSO DE PREPARACIÓN PARA ADMNISTRADORES” de APISCONDOMINIOS Una preparación que se puede hacer en línea y que está especialmente pensada para aquellos administradores y comités que buscan actualizar o ampliar sus conocimientos, como también para quienes quieren iniciarse en este mundo como una nueva opción laboral.

Dentro de este curso algunos de los temas a tratar son los fundamentos de la administración, aplicados a edificios y condominios; su control contable; técnicas de marketing y ventas, los aspectos legales de gestión, y las atenciones y certificaciones de instalaciones y bienes de uso común.

Quienes quieran realizar este curso solamente necesitarán acceso a un computador con conexión a internet. Esto permite que los participantes puedan tomar sus clases desde donde prefieran.

A esta alternativa se suma, por supuesto, el uso de nuestra aplicación APISCONDOMINIOS, que permitirá a los participantes tomar el control de la información y gestión de su edificio o condominio, mejorar su comunicación, facilitar el acceso a los datos y remuneraciones del personal de servicio y comunicarse más ágilmente con los copropietarios (con un sistema de mensajes privados), aumentando la velocidad de respuesta a los problemas de tu edificio o condominio.

Por otro lado, este servicio mejora el manejo del historial de datos, la gestión del edificio o condominio (con información en línea del horario, costo y disponibilidad de las instalaciones de la comunidad), y la recaudación de Gastos Comunes, con un detalle de las facturas correspondientes a cada cuenta, el historial de cobros y pagos, y la fecha de corte, de vencimiento y el interés correspondiente de cada uno.

¿Estás interesado en nuestro servicio, búscanos en www.apiscondominios.com , y ahí comunicate con nosotros, para cualquir duda sobre el curso o sobre nuesta aplicación.

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La mejor opción para la administración de tu condominio.




¿Automatizar la gestión del condominio? mitos y realidades

Por más de tres años en los que hemos asesorado a un sin número de Condominios, Directivas y Administradores, nos topamos siempre con la misma pregunta. ¿Debo automatizar mi gestión del condominio?

La respuesta fácil es decir que si, que es un deber y una obligación hacia la buena gestión. En un mundo práctico esa sería la respuesta directa. Pero la verdad es que la realidad de nuestros países, especialmente en Latinoamérica es más compleja, es decir las decisiones que se toman, tienen más variables que la simple practicidad.

Es entonces que por esta realidad aparece el mito de que la administración de un condominio no necesita ser automatizada por que los costos y los tiempos son muy altos, para un trabajo supuestamente tan simple.

Nuestra experiencia va más allá en el análisis y suma algunas variables para que esta decisión sea mejor pensada, pues es evidente que la practicidad o pragmatismo dentro de la administración de condominios no existe, entonces que les parece si sumamos el tamaño de condominio, el ingreso promedio mensual y por último la dificultad de cobro de carteras.

Estas variables sumadas al costo de una automatización y el tiempo de implementación, deberían ser variables suficientes como para que una Directiva o un Administrador profesional puedan definir su necesidad.

Pero veamos la realidad, dividamos a la administración en dos esferas, la primera es la esfera netamente Administrativa – Financiera y la segunda esfera es la Comunicacional-Transparencia.

El 90% de los casos y aún más, el enfoque de la administración del condominio está en la esfera uno, por lo cual las herramientas que usan para que este proceso se dé son las básicas como el uso de Excel, con cientos de hojas de trabajo, cuadros y planificaciones, además de un sin número de recibos, papelería y documentación. Esto no quiere decir que este mal, pero todo este trabajo de actualización, control financiero y documental consume más del 80% del tiempo del trabajo del administrador y en muchos de los casos nunca están al día con este proceso. Ocasionando entonces una ineficiencia en la inversión que realizamos mes a mes para tener una administración integral de condominio.

Por otro lado tenemos que el 20% de los casos se centran en la administración por comunicación, es decir existen Administradores que comunican todo, pero no necesariamente se enfocan en que la gestión administrativa financiera se dé la mejor manera, es decir vuelcan sus acciones a emitir mucha comunicación sobre cualquier cosa, se enfocan en realizar acciones u obras que den una imagen de eficiencia sin serlo necesariamente. Igual que el anterior no es que este mal, pero entramos nuevamente en que los costos de este tipo de administraciones son demasiado altos.

Ahora bien, la mayor eficiencia en la administración está en controlar y equilibrar las acciones en todos los campos y áreas que se tienen dentro de los condominios, es decir los condominios necesitan un manejo de administración y finanzas, comunicación, transparencia, mantenimiento, etc. Es decir, es una combinación de las esferas uno y dos, pero como hemos mencionado antes, no es fácil equilibrar estos dos mundos, pues los dos abarcan mucho trabajo. Es así que vemos que la mejor salida para equilibrar las acciones del condominio es automatizarlo.

Es ahí donde el mito se rompe, pues definitivamente un sistema de administración completo que maneje la administración, finanzas, mantenimientos, comunicación interna, cobranzas, reservas, etc., es unas buena solución para tener un administración más eficiente, estratégica y más que nada que sea vista como profesional.

No se olviden que el trabajo de la Administración es mantener o aumentar la plusvalía de las propiedades, ese es el objetivo final y el más importante.

Hasta el siguiente mes… 
Sus amigos 
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¿Por qué usar una plataforma tecnológica de gestión de condominio?

Amigos Condóminos, Administradores, Miembros de Directivas, no busquen grandes ajustes al problema de trasparencia, la mejor manera de resolverlo es intentando una de las estrategias pero más que nada tener la decisión franca y clara de implementarla en su condominio

El objetivo de un sistema de administración para condominios es el de gestionar y preservar el mantenimiento del lugar de forma correcta, pues facilita el control y pago de gastos fijos, promueve el pago puntual de las cuotas, crea conciencia entre los vecinos y genera datos que ayudan a tomar decisiones.

Una de las principales ventajas de esta opción es que las decisiones pueden ser tomadas en conjunto por todos los residentes, o por una empresa de administración externa, pero con la claridad suficiente de que los involucrados pueden dar seguimiento a los movimientos y pagos realizados, como estados de cuenta, enviar quejas, reservar instalaciones, etc.

Cuando el sistema integra módulos más completos, permite administrar a los proveedores de servicios como jardinería o seguridad, o permite generar reportes sobre los presupuestos y cobranza.

Al contar con un software de gestión para residenciales, los encargados de la administración optimizarán sus actividades, mejorando la organización de los datos de uno o más condominios. Los resultados que genera el sistema deben permitir obtener una visión total de los movimientos del lugar y, a su vez, descubrir los puntos claves que mejoran los costos de los servicios y la convivencia entre residentes.

Cabe señalar que el sistema siempre generara información de acuerdo a como se la vaya ingresando, por lo que para que el sistema funcione a capacidad total, es necesario tener un operador confiable y con la suficiente disciplina para usar el sistema. Además de que como lo explicamos el sistema es una herramienta para mejorar la eficiencia, mejora la productividad y aumenta la toma de decisiones confiables y claras para el condominio.

Un sistema tecnológico, ayuda también a mitigar los problemas de confrontaciones en las cobranzas, esto sin importar quien sea la persona a cargo de la administración, siempre tenemos vecinos que tienen diferente opiniones que causan molestias a la hora de ejercer este trabajo, por ello enfocados en la buena vecindad las plataformas de gestión logran mejorar y mitigar este tipo de inconvenientes.

En resumen, si quieres un aumento de la productividad, agilidad, eficiencia, mitigación de problemas, control de ingresos y egresos, control de proveedores, la mejor opción es tener entre tus herramientas de gestión una plataforma tecnológica.

Te recomendamos APISCONDOMINIOS, es la mejor opción en el mercado con más de 80 edificios y más de 6000 condóminos que confían en el servicio. Vístanos www.apiscondominios.com y pide por los diferentes paquetes para tu necesidad.




¿Por qué es necesario transparentar la información en un condominio?

Es frecuente oír a propietarios que se quejan de la administración de su condominio, lo común entre todos ellos es que identificamos los mismos o similares problemas. Esto a que se debe?, Porque es general tener una percepción mística sobre la administración?, Consideramos esto normal y si no es normal, porque no actuamos?

Estas son algunos cuestionamientos que muchos de nosotros como propietarios o condóminos tenemos sobre nuestra administración.

Ahora bien, nos enfrentamos a un problema general que más del 80% de los condominios tienen, es entonces necesario plantear algunos estrategias que apoyaran a los condóminos o a las directivas a impulsar una gestión enfocada en trasparencia.

Es también importante aclarar que muchos condominios no tienen administración regular, es decir son los propios propietarios que administran por encargo de las directiva la administración del condominio, esto es otro de los problemas de trasparencia, pues a pesar de que muchos tienen buena voluntad y ganas de hacer la diferencia, el tiempo, las responsabilidad familiares, laborales y demás; llevan a un segundo plano el servicio que estas personas realizan al condominio. No descartamos también que condominios con administraciones formales tengan también estos problemas, debido muchas veces a no tener una visión de orden y control sobre la administración.

Existen tres estrategias o herramientas que se pueden usar para este fin, consideremos que algunas de ellas son totalmente de sentido común, pero que necesitan que una directiva o un representante de los condóminos sea quien plantee estas acciones para que puedan ser implementadas en la administración, de manera sola o conjunta.

  1. Contrata una administración profesional en el condominio.- Para los condominios que no tienen una administración formal, es importante que tengan en sus planes la contratación de un servicio como este, pues como mencionábamos antes, el tener un control profesional hace un diferencia sustancial en el manejo de la información; obviamente es importante que los comités o directivas estén totalmente claros del control que se debe tener sobre la administración, para no caer en intentos fallidos nuevamente.
  2. Realizar una auditoría y definir un plan de comunicación mensual de información: Si bien en parte esta estrategia va en el sentido de informar de manera mensual lo cual es algo que debe ser regular dentro de las administraciones, lo importante en este punto es plantear un inicio de esa información, para ello recomendamos que se desarrolle una auditoria sin importar el periodo en que se encuentre del año en curso, pues es la mejor manera de identificar los problemas que existen en la administración. A partir de ello si tomar medidas y plantear políticas de control de la información, resguardo de la información, comunicación de la información y reporte de la información. 
    Esta estrategia seguramente llevará a identificar un antes y un después de todo el control y trasparencia de la información.
  3. Usar un plataforma automatizada de gestión de condominios.- Este estrategia implementada puede logar un verdadero cambio en la manera cultural que tiene la administración al momento de comunicar y reportar la información, sea cual sea financiera, operativa, administrativa, mantenimiento, etc. 
    Nosotros estamos claros por la experiencia de nuestros clientes que el uso de un sistema como APISCONDOMINIOS, logra controlar y acercar la administración a los propietarios.

Amigos Condóminos, Administradores, Miembros de Directivas, no busquen grandes ajustes al problema de trasparencia, la mejor manera de resolverlo es intentando una de las estrategias pero más que nada tener la decisión franca y clara de implementarla en su condominio

Hasta el siguiente encuentro 
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